6 soļi, lai labāk pārvaldītu savu laiku: intervija ar Raselu Bīsku

Šodien man ir prieks intervēt Raselu Bišopu, kurš šobrīd ir Huffington Post vecākais redaktors un konsultantu un koučinga uzņēmuma Bishop & Bishop dibinātājs. Rasels ir daudzu rakstu autors par izvēles spēku un izpratni, un izstrādē ir divas grāmatas. Eksperts personības un organizācijas pārveidošanā Rasels ir apmācījis vadītāju komandas, uzņēmējus un izpilddirektorus 34 pasaules valstīs. Viņš ir lasījis lekcijas MBA programmām UCLA, Teksasas universitātē un Vašingtonas universitātē. Rasels ir ieguvis maģistra grādu izglītības psiholoģijā Kalifornijas universitātē un šobrīd dzīvo Santa Barbarā, Kalifornijā.

Es priecājos, ka mans vīrs Ēriks nedzirdēja mūsu sarunu, jo Ēriks mēnešiem ilgi sekoja man, lai kārtotu manas e-pastus un izdzēstu man nevajadzīgos. Vienā brīdī Rasels man jautāja, cik daudz ziņojumu man ir e-pasta iesūtnē. Es nevarēju atrast numuru. Visbeidzot, es tikko sāku summēt visus e-pastus no saviem pieciem kontiem, un es viņam teicu, ka šis skaitlis ir aptuveni 70 000.

Viņš skaļi iesmējās.

"Kas?" Es teicu: "Vai tas ir daudz?"

Jebkurā gadījumā man ļoti vajag kādu laika plānošanu un organizatorisku apmācību, un man vienmēr ir paticis Rasela ieraksti The Huffington Post. Tāpēc šeit ir jādalās ar jums dažos viņa organizatoriskajos padomos!

Terēze: Tavā ierakstā “Vai daudzuzdevumu veikšana jums ir laba?” jūs izskaidrojat atšķirību starp daudzuzdevumu un daudzu mērķu izmantošanu. Pirmais noved pie pusuzdevumu veikšanas, kas nav ieteicams. Kā mēs varam izvairīties no pusuzdevumu veikšanas?

Rasels: Es domāju, ka pirmā lieta, kas mums jādara, ir koncentrēties uz mūsu mērķa un vērtības vērtību. Lielāko daļu cilvēku novērš tas, kas atrodas viņu priekšā. Viņi saņem e-pastu, tāpēc to izlasa. Tad viņi ķeras pie kaut kā un atrod zīmīti, kurai aizmirsu sekot utt. Viņi redz lietu, kas atrodas tieši viņu priekšā. Un viņi to dara, daudz nedomājot.

Terēze: Tātad jūs sakāt, ka mums ir jāizmanto četru kvadrantu laika pārvaldības sistēma, kuru Stīvens Kovijs piedāvā grāmatā “Ļoti veiksmīgu cilvēku septiņi ieradumi” par to, kā atšķirt neatliekamo un svarīgo?

Rasels: Precīzi. Tā ir klasiska formula - steidzama pret svarīgu -, kas palīdz cilvēkam kaut kam veltīt atbilstošu uzmanību - novērtēt tā vērtību - lai steidzamie jautājumi nekļūtu steidzami. Tā kā galvenais satvēriens, ko dzirdu no saviem klientiem, ir tas, ka viņi pastāvīgi cīnās ar ugunsgrēkiem. Es viņiem saku: "Neesi korporatīvs dedzinātājs."

Terēze: Izklausās labi, bet kā tu to dari?

Rasels: Darbojoties nedaudz vairāk kā ugunsdzēsēji. Vai šie puiši var atļauties noplīsušu riepu vai mehāniskas problēmas ar kravas automašīnu? Nē. Dzīves ir atkarīgas no viņu parādīšanās bez aizķeršanās. Tāpēc viņi veic visus nepieciešamos piesardzības pasākumus, lai viņi būtu gatavi. Viņi saņem kravas automašīnas apkopi. Viņi iziet atbilstošu apmācību.

Terēze: Es esmu ar tevi, bet kā tas labāk pārvalda laiku?

Rasels: Es domāju, ka, lai personīgajā un profesionālajā dzīvē nenodzēstu ugunsgrēkus, jums: 1. Saņemiet plānu, 2. Iesaistieties un 3. Paveiciet to. Jūs piešķirat katram uzdevumam vērtību un izlemjat, kā to izpildīt, lai neizdarītais nedegtu un neradītu milzīgas problēmas.

Terēze: Labi, tāpēc, kad saņemat e-pastu vai kāds lūdz kaut ko darīt, kā jūs īstenojat šo ugunsdzēsības departamenta plānu?

Rasels: Man ir virkne sešu jautājumu, kurus es sev uzdodu, lai apstrādātu informāciju.

1. Kas tas ir? Vai šī ir informācija? Vai man kaut kas ir jādara?
2. Kādas darbības ir jāveic? Cik ilgi tas notiks? Ja tas ir mazāks par divām minūtēm, vai es varu to izdarīt vienkārši tagad?
3. (Ja tas prasa vairāk laika nekā divas minūtes) Kāda vērtība parādās, ja es to daru? Kāda ir ietekme?
4. Vai ir vērts to darīt? Kādas ir sekas, ja es to daru vai ja es to nedaru?
5. Vai tā ir mana atbildība, vai tā ir kādam citam? Kurš ir atbildīgs par šī pārvaldību?
6. Vai tam ir noteikts termiņš? Vai tas jādara noteiktā datumā? Un, ja tā nav mana atbildība, vai man ir jāseko līdzi?

Terēze: Kas, jūsuprāt, ir lielākā kļūda, ko mēs pieļaujam, pārvaldot laiku?

Rasels: Es domāju, ka mums vienmēr jāpārliecinās, ka tas, ko mēs darām, ir saistīts ar jēgpilnu mērķi, un tādā veidā katram uzdevumam piešķiram personisko integritāti.